バーチャルオフィスとは？選定基準や費用相場、利用時の注意点を解説

近年、テレワークやフリーランスの増加に伴い注目を集めている「バーチャルオフィス」。しかし「バーチャルオフィスって具体的に何？」「実際のオフィスと何が違うの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、バーチャルオフィスの活用例、選定基準、費用相場、利用時の注意点について詳しく解説します。バーチャルオフィスの導入を検討している方はもちろん、これから起業する方やテレワーク環境を改善したい方はぜひ参考にしてみてください。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィススペースを持たずに、住所や電話番号などの事業運営に必要な機能を借りられるサービスのこと。

レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースとは異なり、仕事をするスペースをメインに貸し出すオフィスではありません。

バーチャルオフィスのサービスは2種類

バーチャルオフィスのサービスは、大きく以下の2種類に分類されます。

基本料金内で提供できるサービス例

• 住所貸出
• 郵便物の受取や転送
• 電話番号貸出
• 電話転送
• FAX転送

基本料金に含まれるサービスの範囲は、オフィスによって異なります。

有料オプションで提供されるサービス例

• 登記代行
• 会議室利用
• オペレーターによる電話応対
• 郵便物の仕分けや発送、スケジュール管理、資料作成などの事務サポート
• パソコンやネットワーク機器のトラブルシューティング、インターネット回線の設定などのITサポート
• 法律・会計サポート
• 融資・補助金・助成金相談サポート

上記は一例ですが、バーチャルオフィスには便利な有料オプションサービスが用意されています。

上手に活用することで、業務効率や顧客満足度の向上に役立つでしょう。必要なサービスからバーチャルオフィスを選んでみてもいいかもしれません。

バーチャルオフィスの活用例

バーチャルオフィスは、以下のようなシーンで活用できます。

• 個人事業主（フリーランス）がオフィスとして活用
• 法人登記で利用
• 事業用の連絡先として記載
• オンライン販売の住所として登録
• 法人銀行口座の開設

個人事業主（フリーランス）がオフィスとして活用

在宅ワークやコワーキングスペースを利用して活動することが多い個人事業主（フリーランス）にとって、バーチャルオフィスは仕事専用の環境を整えるのに最適です。

バーチャルオフィスの住所や電話番号をレンタルして名刺や請求書に記載することで、業務上の信頼性を高められるでしょう。

また、会議室を利用できるプランに申し込めば、クライアントとの打ち合わせや他のフリーランスとの交流などに活用できます。

法人登記で利用

法人登記には、登記簿謄本に記載する住所が必要となります。バーチャルオフィスを利用することで、自宅住所を公開せずに登記に必要な住所を確保できます。

また、バーチャルオフィスによっては登記代行サービスを提供しているところもあります。登記手続きが複雑な場合や時間がない場合は、このようなサービスを利用すると便利でしょう。

事業用の連絡先として記載

ホームページやパンフレットなどに事業用の連絡先を記載する際に、バーチャルオフィスの住所や電話番号を設定できます。自宅住所を公開せずに、事業者としての体裁を整えられるでしょう。

また、電話転送サービスを提供しているバーチャルオフィスを選ぶことで、かかってきた電話を携帯電話や自宅電話に転送してくれます。利用者は、場所を選ばずに業務を進められるでしょう。

オンライン販売の住所として登録

オンライン販売を行う場合、特定商取引法に基づき販売者の住所を記載する必要があります。バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開せずに販売者としての住所を確保できます。

バーチャルオフィスによっては、商品発送代行サービスを提供しているところもあります。注文を受けた商品を、自宅を通さずに直接顧客に発送できるので、業務効率が格段にアップするでしょう。

法人銀行口座の開設

法人銀行口座を開設するには、登記簿謄本に記載される住所が必要となります。バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開せずに法人銀行口座を開設できます。

また、バーチャルオフィスによっては、法人銀行口座開設代行サービスを提供しているところもあります。口座開設手続きが複雑な場合や時間がない場合は、このようなサービスを利用すると便利です。

上記以外にも、バーチャルオフィスはさまざまな用途で活用できます。自分のニーズに合ったバーチャルオフィスを選ぶことで、業務の拡大が期待できるでしょう。

バーチャルオフィスで法人登記が認められないケース

法人登記に利用できる便利なバーチャルオフィスですが、以下のケースでは登記が認められない場合があるので注意が必要です。

• 登記する住所に同一名称の事業者がいる場合
• 登記が認められない業種の場合

登記する住所に同一名称の事業者がいる場合

同一の住所に、すでに同一名称の会社が存在する場合、バーチャルオフィスであっても法人登記は認められません。

これは、会社法で定められている「同一住所同一名称禁止原則」に基づいています。

所在地が異なれば、同じ名称を使用して登記申請は可能です。ただし「類似商号」の問題もあるため、登録する所在地の近隣で類似商号の会社がないか確認してみてください。

同一名称の会社が存在するかどうかは、法務省で確認が可能です。バーチャルオフィスの住所を利用する前に、必ず確認しておきましょう。

法務省　オンライン登記情報検索サービスを利用した商号調査について

登記が認められない業種の場合

バーチャルオフィスは、すべての業種で法人登記に利用できるわけではありません。以下のような業種は、バーチャルオフィスでの登記が認められない場合があります。

上記以外にも、業種によってはバーチャルオフィスでの登記が認められない場合があります。登記を検討している場合は、事前に法務局や関係省庁に確認することをおすすめします。

なお、上記の業種であっても、バーチャルオフィスと実オフィスの併用によって登記が認められる場合があります。こちらも、法務局や関係省庁に相談してみてください。

事業者がバーチャルオフィスを設けるメリット

事業者がバーチャルオフィスを設けるメリットは、以下のとおりです。

• オフィスのレンタル費用を抑えられる
• 個人情報を非公開にできプライバシーが守られる
• ブランディング効果が高まる
• 利用開始までがスムーズ
• 事務サポートが受けられる

オフィスのレンタル費用を抑えられる

バーチャルオフィスは、従来の物理的なオフィスを借りるよりもオフィスのレンタル費用を大幅に削減できます。

一般的に、バーチャルオフィスでは物理的なオフィスの3分の1以下、場合によっては10分の1以下の費用で利用できる可能性があります。

たとえば、東京23区内のオフィスの相場は、最低でも月額5万円以上かかるといわれています。アクセスの良さによっては、相場はさらに跳ね上がるでしょう。一方で、バーチャルオフィスはプランによって異なりますが、月額1,000円台から利用できます。

バーチャルオフィスは、コストパフォーマンスに非常に優れたオフィスソリューションといえるでしょう。

個人情報を非公開にできプライバシーが守られる

バーチャルオフィスを利用することで自宅の住所や連絡先を非公開にでき、個人情報が守られます。

バーチャルオフィスでは、以下のサービスが基本プランとして提供されることが多いでしょう。

• 事業用の住所や電話番号を事業上のオフィスとして活用できる
• 電話転送サービスを利用して、自宅電話や携帯電話に電話を転送できる
• 郵便転送サービスを利用して、自宅に郵便物を転送できる

これらの点により、悪質な勧誘や営業を防ぐだけでなく、ストーカーや迷惑行為からも身を守れるかもしれません。

ブランディング効果が高まる

バーチャルオフィスの利用は、戦略的に活用することで自社のブランディングに繋がる可能性があります。

バーチャルオフィスの多くは、都心一等地の住所や連絡先が利用できる点にあります。
都心の一等地に住所を置くことは、企業の規模や実績を問わずステータスシンボルになり得るでしょう。

ホームページや名刺にそうした住所を掲載することで、顧客や取引先に好印象を与えられるかもしれません。

また、求人情報に住所を掲載することで、優秀な人材の採用につながる可能性があります。

バーチャルオフィスでブランディング効果を高めるためには、ターゲット層に合った住所を選び、自社のブランドイメージと合致するものを選ぶことが重要です。

利用開始までがスムーズ

バーチャルオフィスの利用開始までの手続きは、一般的にスムーズです。

物理的なオフィススペースを借りる必要がないため、利用開始までの手続きは以下の手続きのみで完了するケースが多いものです。

• 運営会社に利用を申し込む
• 契約書を締結する
• 初期費用（主に入会金や事務手数料）を支払う
• 住所や電話番号を登録する

手続きはインターネット上で完結できる場合が多く、数日程度もしくは即日から利用開始できるでしょう。「なるべく早く事業を開始したい」という方におすすめです。

事務サポートが受けられる

事務サポートが受けられる点も、バーチャルオフィスのメリットの一つです。
具体的な事務サポートの内容は、運営会社によって異なりますが、以下のようなサポートが充実しています。

• 郵便物の受け取りと転送
• 電話転送
• 各種書類の作成
• 経理処理
• ITサポート
• 経営コンサルティング
• 人材派遣

これらの事務サポートを受けることで事務作業にかかる時間を削減でき、コア業務に集中できます。

たとえば、創業間もない事業者が、経理処理や法務書類の作成をバーチャルオフィスの事務サポートに依頼すれば、採用コストをかけずに事務作業が進められます。上手に活用することで、人手不足の解消にもつながるかもしれません。

バーチャルオフィスの選定基準

バーチャルオフィスを選ぶ際には、以下の基準を参考にしましょう。

• サービス内容と料金が最適か
• 法人登記が可能であるか
• オフィスの立地は最適か
• 利用目的に合っているか
• 自社と類似もしくは同一社名がないか

サービス内容と料金が最適か

バーチャルオフィスの料金は、初期費用と月額費用で構成されています。初期費用は、住所や電話番号の登録、利用開始にかかる費用です。

月額費用は、住所や電話番号の利用、郵便物転送などの基本的な費用です。

バーチャルオフィスによっては、会議室の利用やサポートサービスなどのオプションサービスを選べる場合があります。オプションサービスは有料であることが多く、必要以上に追加するとランニングコストが増えてしまう可能性があるので注意が必要です。

必要なサービスの内容を整理し、ニーズに合ったオフィス選びをしましょう。

法人登記が可能であるか

法人登記を希望する場合は、バーチャルオフィスの利用前に法人登記が可能かどうかを確認しておきましょう。運営会社によっては、法人登記が不可とされるオフィスもあるためです。

また、事業内容によっては登記が認められない可能性があります。

登記を検討する際は、事前に必ず確認するといいでしょう。

オフィスの立地は最適か

バーチャルオフィスの立地は、事業内容やターゲット顧客、予算によって異なります。

立地を選ぶ際に考慮すべきポイントは、以下のとおりです。

• 顧客や取引先のアクセスを考慮する：会議室を利用する場合、顧客や取引先が多く訪れるエリアを選ぶと利便性が高くなる
• 事業内容に関連するエリアであることも重要：IT企業であれば、IT関連企業が集積するエリアを選ぶと情報収集や人材獲得に有利になる

また、バーチャルオフィスの料金は立地によって大きく異なります。
予算内で最適な立地を選ぶためには、複数の運営会社で見積もりをとり比較検討してもいいでしょう。

利用目的に合っているか

バーチャルオフィスは、さまざまな目的で利用できます。

自宅やレンタルオフィスを借りずに住所や電話番号を取得する場合は、基本プランだけで事足りるかもしれません。

事務作業を効率化したい場合は、追加オプションを柔軟に選択できるバーチャルオフィスが最適でしょう。

また、会議室を利用する機会が多ければ、アクセスを考慮する必要があります。

利用目的に合ったバーチャルオフィスを選ぶことで、より効果的に活用できます。

自社と類似もしくは同一社名がないか

バーチャルオフィスの利用開始前に、自社と類似もしくは同一社名の企業が利用していないか確認しておきましょう。

自社と類似もしくは同一社名の企業が利用している場合、顧客や取引先から混乱を招く可能性があります。法人登記も認められません。

バーチャルオフィスは、選び方を間違えると期待した効果が得られなかったり、トラブルに巻き込まれたりする可能性があります。

上記の基準を参考に、自社に最適なバーチャルオフィスを選んでみてください。

セキュリティ上のリスクを確認する

バーチャルオフィスによっては、共用スペースが利用できるところもあるため、セキュリティ上のリスクを確認する必要があるでしょう。

バーチャルオフィスで起きる可能性のリスクは、以下のようなものがあります。

• 情報漏えいリスク：共用スペースでの打ち合わせ内容を他の利用者に聞かれる、離席時にPC画面を覗かれてしまう、廃棄した資料が第三者の手に渡ってしまう
• ネットワーク面のリスク：共用のネットワーク使用による不正アクセスのリスクを伴う、偽Wi-Fiによるウイルス感染等

運営会社による管理が不十分なバーチャルオフィスでは、上記のようなトラブルが発生しても解決が難しい可能性があるでしょう。

オフィス環境を利用する場合は、セキュリティ対策が徹底されているか確認してみてください。

バーチャルオフィスの費用相場

バーチャルオフィスの相場は、月額1,000円前後から30,000円以内が一般的です。
基本プランやオプションはもちろん、立地によっても費用が異なるので、ニーズに合わせて選ぶことをおすすめします。

月額1,000円未満

基本料金が月額1,000円を切る場合、都市部ではなく地方であることがほとんどです。
東京23区の住所を得ることは難しいかもしれません。

また、基本料金が1,000円未満の場合は、基本プランの内容が住所のみしか利用できないことが多く、荷物の転送は追加料金がかかる可能性があるでしょう。法人登記も難しいかもしれないので、利用前に運営会社に必ず確認してみてください。

住所のみ利用できればいいから安く済ませたい、という方におすすめです。

月額2,000円〜4,000円未満

月額2,000円から4,000円の間で使えるバーチャルオフィスは、法人登記や電話番号の利用が可能になるところが多いでしょう。自社のホームページや名刺に住所や電話番号を掲載したい方におすすめです。

ただし、電話番号が個別で付与されるかどうかはオフィスによって異なります。
私書箱のようなイメージで利用するのに適しているでしょう。

また、貸し会議室が利用できるかどうかは確認が必要です。

月額4,000円〜7,000円未満

月額4,000円から7,000円未満になると、個別の電話番号が利用できるところが増えてきます。自社宛にかかってきた電話は、バーチャルオフィスの受付担当者が対応し、利用者の携帯電話に転送してもらえるかもしれません。

また、バーチャルオフィスの場所も都市部に立地していることが多く、貸し会議室を利用したい場合にアクセスが容易になるでしょう。詳しくは、各バーチャルオフィスの利用範囲を確認してみてください。

月額7,000円以上

月額7,000円を越すバーチャルオフィスでは、基本プランが充実している可能性があります。個別の固定電話や住所の利用に加え、郵便転送やオフィス共有スペースの利用があらかじめ付与されているケースが多いかもしれません。

クライアントと打ち合わせに利用したい方や、コワーキングスペースとして活用したい方は、自社事務所のように使えるメリットがあるでしょう。

月額10,000円以上

月額10,000万円以上となると、バーチャルオフィスの中でも高額になります。しかし、立地は都内一等地の住所や電話番号を利用できるところがほとんどで、それだけで自社ブランディングにつなげられるというメリットがあるでしょう。

基本プランの充実度に加え、追加オプションなしでワークスペースを確保できる可能性があります。また、バーチャルオフィスにスタッフが常駐しているところが多く、セキュリティ面でも安全といえるでしょう。

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

バーチャルオフィスは、コストを抑えながらオフィス機能を利用できる便利なサービスですが、いくつかの注意点があります。利用前にしっかりと確認しておきましょう。

• 追加オプションがかさむと費用負担が増える
• 運営会社が倒産すると登記変更しなければならない
• トラブルが生じても利用料金が返金されづらい

追加オプションがかさむと費用負担が増える

バーチャルオフィスには、基本プラン以外にさまざまなオプションサービスが用意されています。電話転送や郵便転送、会議室利用など、必要なオプションを選択することでより便利に利用できるでしょう。

しかし、オプション料金は後から加算される場合が多く、利用状況によっては初期費用よりも高額になる可能性があります。利用前に、必要なオプションとそれぞれの料金をしっかりと確認しておきましょう。

運営会社が倒産すると登記変更しなければならない

バーチャルオフィス運営会社が倒産した場合、それまでの住所や電話番号は利用できません。登記住所を変更しなければならず、費用と手間がかかってしまうでしょう。

何度も住所を変更することは、取引先へのイメージ低下にもなりかねません。

バーチャルオフィスの利用前に、運営会社の財務状況や評判などを調査しておくことをおすすめします。

トラブルが生じても利用料金が返金されづらい

インターネット回線や設備の故障、スタッフの対応不備など、バーチャルオフィス利用中にトラブルが発生する可能性もあります。

しかし多くの場合、料金の返金を受けられない可能性があります。トラブル時の責任や対応について、契約前に確認しておくことが重要です。

バーチャルオフィスに契約する際は慎重に選定しよう

バーチャルオフィスに契約する際は、料金の安さや立地だけに捉われず慎重に選定しましょう。

トラブルが起きにくいバーチャルオフィスの基準として、以下を参考にしてみてください。

• 運営会社の事業内容は明確か
• バーチャルオフィスの運営年数はある程度長いか
• 契約前の本人確認や審査が徹底されているか
• 利用規約が提示されているか

運営会社の本業が不明なバーチャルオフィスは、ビジネスの実態が曖昧なので避けた方がいいかもしれません。契約前の審査が実施されないバーチャルオフィスに関しては、住所や電話番号が悪用されやすいと捉えた方がいいでしょう。選択肢から外してください。

同じ住所で犯罪が起きてしまった場合、自社のイメージが損なわれてしまいます。

思わぬトラブルに巻き込まれないためにも、契約前の見極めが重要です。

事業を円滑にするには事前準備を徹底しよう

バーチャルオフィスの利用を検討されている方は、事業目的が多いかもしれません。
利用する際は、オフィスの立地条件やセキュリティ面、自社と同一名の事業者が利用していないか等、事前の確認を徹底してみてください。

事業を円滑に進めるなら事前準備が重要

事業を営むうえで、リスク回避は不可欠です。契約内容の不一致や報酬未払いトラブル、権利侵害など、法的トラブルに発展する可能性はゼロではありません。個人事業主（フリーランス）が直面しやすいトラブルに関しては、泣き寝入りのリスクも伴います。

こうしたリスクに備える対策として、弁護士保険の利用を検討してみてください。

弁護士保険とは、日常生活や事業活動において発生した法的トラブルに備え、弁護士に相談・依頼する費用を補償する保険のこと。具体的には、以下のような費用が補償されます。

• 弁護士相談料：弁護士に相談する際にかかる費用
• 着手金：弁護士に事件を依頼する際にかかる費用
• 報酬：弁護士が事件を解決した際に支払う報酬
• 裁判費用：訴訟を行う際に必要となる費用

弁護士費用は、高額になる場合が多く、個人や中小企業にとって大きな負担となります。弁護士保険に加入しておけば、自己負担を軽減できるでしょう。

法人・個人事業主の方で法的トラブルにお困りの場合には、法人・個人事業主向けの弁護士保険がおすすめです。

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