フリーランス、個人事業主が報酬未払いに遭遇した際の対処法とは？

意外に多い、フリーランスや個人事業主への「報酬未払い」。

会社や組織で業務を行っていれば、そのような心配をすることはそれほど多くはありませんが、フリーランスや個人事業主の場合、自身で対処しなければなりません。

報酬が未払いである理由はさまざまで、必ずしも支払うべき発注者に悪意がある訳ではなく、勘違いをしている場合や受注した側が請求書を送付していないことなども考えられます。

そのようなことから、そもそも未払いになっていることに早く気付くことが大切で、未払いに気付いた際にどうするか、また未払い対策を講じておくことも必要でしょう。

ここでは、フリーランスや個人事業主が未払いから守るために、さまざまな情報をお伝えさせていただきます。

報酬の未払いで泣き寝入りしないために意識しておきたい3つのポイント

・入金管理

・締め日・支払日の管理

・請求書の送付

報酬の未払いで困ったことにならないようにするためには、まず業務を請け負っているフリーランスや個人事業主の意識から変えていく必要があります。

ポイントとなるのは上記の3つ。順番にご説明していきましょう。

入金管理

フリーランスや個人事業主は、目の前の業務に追われているために、入金管理が後回しになってしまうことが珍しいことではありません。

特に業務が増えだしてきたり、さまざまな取引先が増えて、それぞれに締め日や支払日が異なっていれば、どんどん入金管理から離れてしまうようになります。

そして、気付いたときには報酬が未払いであることに気付くのです。

入金管理が一定の頻度できちんと行われているのであれば、未払いが発覚しても、その対応はスムーズにできるでしょう。

しかし、ある程度の期間が経過しているような場合や、費用が少額であることや、気付いた時点で業務を請け負っていないような場合には、言い出しにくく、そのまま泣き寝入りしてしまうこともあるのではないでしょうか。

これでは時間を費やして業務を請け負った意味がありません。

そのため、報酬の未払いによるトラブルをなくすためには、まずは入金管理を徹底することから始めましょう。

締め日・支払日の管理

入金管理を効率的に行うためには、「締め日」「支払日」をクライアントごとに把握しておくことが必要になります。

発注する企業によっては、月末締めで請求書を発行して即時に入金手続きしてくれるような場合や月末締めの翌月15日払い、翌々月払いなどということもあります。

あるいは、指示された業務の単位ごとに請求しなければならないことも多いのではないでしょうか。

まず、この締め日と支払日を整理し、管理することがとても大事です。

そして、締め日には速やかに請求書を発行し、支払日には確実に入金されているのか確認しておかねばなりません。

また、締め日については、どの時点で締めとなるのか、確認しておくことが大切です。

例えば、動画や記事などコンテンツを提供するような業務の場合、そのコンテンツを納品して業務が完了したとみなされないことがあります。

記事の場合には、その記事がサイトなどでアップされた時点で締めになることもあり、納品からずいぶん先に締め日を迎えることも多いでしょう。

そのため、納品から決済されるまでに数か月の期間を要することもあります。

ちなみに下請法においては、業務の完了から60日以内に支払いされない場合には利息を支払わねばならないと定められています。

とはいえ、利息を請求して支払いしてもらうようなケースは、事実上、それほど多くはないでしょう。

請求書の送付

締め日や納品と同時に請求書を送付することになっていることも多いのではないでしょうか。

しかし、受注側であるフリーランスや個人事業主が請求書の送付を忘れている場合には、当然ながら報酬は未払いのままになってしまいます。

請求書を送付するタイミングはクライアントによって異なり、月末締めで送付する場合や、納品に合わせて送付することもあるでしょう。

また、郵送で送付することやPDFの電子データで送付することも少なくありません。

締め日の管理と共に、この請求書の管理をしておくこともとても大切です。

漏れなく請求書を発送できるようにしておくようにしましょう。

報酬の未払いに気付いた！未払いの原因や対応方法

報酬の未払いに気付いた場合には、速やかに対処しなければなりません。

ただ、まずはなぜ未払いが生じているのか、その原因について理解しておくことがトラブルを防ぐためにもとても重要になります。

ここでは報酬の未払いに気付いた際の対応についてご紹介していきましょう。

報酬の未払いで考えられる原因

報酬の未払いに気付いた際に、考えられる原因には大きく分けて「クライアント側の原因」と「受注側の原因」に分けることができます。

主なクライアント側の原因として、次のものが挙げられます。

• 支払い処理を忘れている、漏れている
• 請求書が届いていない、紛失してしまった
• クライアントの担当が経理担当に伝えていない
• 振込先が分からない、間違えた
• 検収が完了していない
• 支払いができない事情がある

報酬の未払いがクライアント側にある場合、基本的には支払い処理を行っていないことになります。

支払い処理を行っていない理由として、そもそも忘れている場合やチェックから漏れてしまった場合、請求書がまだ届いていない、紛失、手違いなどが考えられます。

また、業務の検収が済んでおらず、支払いできない状態にあるのかもしれません。

そのような原因である場合には、担当者に確認することによってスムーズに解決することができるでしょう。

最悪なのが、「支払いできない事情」があることです。

経営状態が悪化していて、支払いを待って欲しいと言われることや、担当者に連絡がつかないようなことが起きてしまうこともあるかもしれません。

受注側の原因としては、次のものが挙げられます。

• 請求書を送付していない、不備があった
• 締め日・支払日を間違っていた

そもそも請求書の送付を忘れているようなことがあるかもしれません。

請求書の内容に不備があるようなこともありますので、今一度、請求書が確実に送付して到着しているか、不備はなかったのか確認する必要があります。

また、締め日や支払い日を間違っているような場合も多いでしょう。

まず最初に、締め日・支払日についてはクライアントごとに管理しておくようにしましょう。

支払日・請求書送付の確認

報酬の未払いに気付いた際には、まず受注者側のミスがないか確認するようにします。

締め日と支払日の確認、さらに請求書を確実に送付したか、請求書がクライアントに届いているか確認する必要があります。

上記でもお伝えしている通り、クライアントによって締め日と支払日は異なります。

本当の支払日は来月になっているのかもしれませんし、確認ミスで来月分に上乗せで支払われることになっていたのかもしれません。

クライアントとのやり取りなどもたどりながら、本当に未払いが生じているのか確認するようにしましょう。

また、請求書の送付については、ついうっかり忘れていたということも考えられます。

郵送で送付したという場合においても、まだ先方に届いていないことや、届いているものの担当者の手元に届いていないことも考えられます。

メールなどで請求書データを送信している場合には、何らかの原因で迷惑フォルダーに入ってしまうようなこともあるでしょう。

そのような場合には再送信するなど対処することによって、解決できることもあります。

クライアントへの連絡

報酬が未払いになっている、受注者側に落ち度はない、ということが確認できましたら、速やかにクライアントに連絡します。

連絡手段は普段、連絡しているものの中で、もっとも繋がりやすいものを選択すると良いでしょう。

メールや電話のほかにも、「LINE」「チャットワーク」「Slack」などのコミュニケーションツールを活用していることも多いと思います。

報酬が未払いになっている状況を伝えたうえで、どのように対処してもらえるのか確認すればいいでしょう。

メールやLINEなどを活用すれば、やり取りを残すことができるメリットがあり、また他部署などにそのまま転送することも可能であるために、早期に解決を図ることが可能です。

ただし、注意しなければならない点は、何かしらクライアントの事情もあるかもしれないということです。

特に、今まで継続して業務を請け負っているような場合であれば、勘違いしていただけのことや、担当者に伝わっていなかっただけなど、単純なミスであることも少なくないでしょう。

そのため、相手を責めるような文面にするのではなく、相手の立場や関係性に配慮して、事実のみを伝えるようにすればいいでしょう。

そのようなことから、丁寧にこちらの状況が伝えられるメールでの連絡が一番向いているのかもしれません。

訪問することもできますが、未払いの件だけで訪問することは深い関係性でない場合には難しいこともあるでしょうから、営業をかねて訪問するなど配慮が必要になることが考えられます。

また、何度も連絡しているにも関わらず対応してもらえない、返答がないなどといったことが起きてしまう場合もあります。

そのような場合には、担当者だけではなく、部署の責任者などにメールをしてみることも一つの方法です。

それでも対応してもらえないような場合であれば、内容証明郵便など法的な手段で対処する前段階の対応が必要となることもあります。

報酬が未払いにならないようにする有効な対策

報酬の未払いに気付いた際に対処することはもちろん大切ですが、できることならばそのような労力を使わないことが一番です。

そのためにも、クライアントから業務を請ける前に対策を講じておくことをおすすめします。

クライアントの調査

業務を請ける際には、必ずクライアントの調査をしておくことをおすすめします。

クライアントの調査の方法にはさまざまな方法がありますが、実在する会社なのか、またその会社の評判はどのようなものなのか確認すると良いでしょう。

実在する会社なのか確認するためには、簡易な方法としては会社が提供しているWEBサイトを確認するようにします。

WEBサイトに記載されている業務内容や企業情報などを確認し、記載されている住所に会社が存在するのか調査します。

グーグルマップで検索してみて、住所に会社が存在するかどうか、評判なども踏まえて確認しておくと良いでしょう。

中には自宅兼会社になっているような場合には、会社の存在が確認できない場合もあります。

そのような場合には、国税庁の「法人番号検索サイト」で確認すれば、より確実です。

名称や所在地などから調べることができるようになっています。

契約内容や条件を文面で残すようにする

業務を請けた後に「言った・言わない」といったトラブルが生じないように、契約書を交わすことや条件を文面で残しておくことが大切です。

契約を交わしておくことが確実ではありますが、仕事内容が固まっていない場合や契約書の締結までしないような場合も少なくないでしょう。

そのような場合には、こちらの条件をメールで送信しておくようにし、それに対するクライアントの確認メールなどを残しておくようにすると良いでしょう。

もし報酬の未払いが生じたような場合には、そのメールでのやり取りが重要になることもあります。

小さな業務から

最初の業務は、小さな業務から請けるようにすることも一つの手段となります。

最初から金額の大きな業務を請けることは、クライアントとの関係ができていない中で、どうしても未払いのリスクが生じます。

そのリスクをできる限り最小限にとどめるようにするには、仮に未払いが起きても問題のない範囲で業務を請けるようにするのです。

アドバンスを受ける

どうしても金額が大きな業務を請けなければならないような場合には、アドバンス（前金）を支払ってもらうことが有効です。

全額未払いになるリスクを避けることができますし、クライアントの意思も確認することができるでしょう。

また、事前の交渉によっては、途中まででいったん支払いを行ってもらうようなことも可能です。

受注側の業務の状況を見せることができますので、クライアント側に安心してもらうことも可能です。

弁護士など専門家によるサービスを利用する

受注側であるフリーランスや個人事業主が、冒頭からお伝えしているような対処法や対策がなかなか難しい場合もあるでしょう。

そのような場合にはやはり、弁護士をはじめ法律の専門家によるサービスを利用することが適切です。

例えば報酬の未払いが生じ、クライアントが対応してくれないような場合でも、弁護士が内容証明郵便を送付するだけで解決するようなことが実は少なくありません。

フリーランスや個人事業主は、なかなか未払いの対処まで行うことは難しいことが多いので、専門家のサービスを利用することがおすすめです。

ただ、弁護士などの専門家に依頼するとなると、依頼費用などが気になる方も多いのではないでしょうか。

しかし、弁護士保険などを活用すれば、1日わずか数百円で利用できるものもありますから、加入を検討してみてもいいのではないでしょうか。

実は多いフリーランスへの報酬未払い

冒頭から報酬の未払いについて情報をお伝えしてきましたが、実はフリーランスや個人事業主において未払いを経験したという方は少なくありません。

ある調査によりますと、未払い経験があるフリーランスや個人事業主は7割にものぼるといった調査データも存在するほどです。

その実情を知っておくことも、また対策に繋がるのではないかと考えています。

フリーランスの多くが未払いを経験している

フリーランスや個人事業主は、労働者を雇用せずに1人で業務を請け負っていることが多いために、クライアントと比較すると事業規模が小さいことがほとんどです。

つまりこれは立場が弱いと言うことができます。業務自体も小口のものが多くなる傾向があります。

そのようなことから、クライアントによっては、それらの業務を軽視していることも少なくないでしょう。

報酬の未払いに悪意はないとしても、業務を軽視している以上、どうしても未払いのリスクが生じることになります。

また、強い立場を利用して、無理難題を押し付けてくるようなことも起きてしまうことがあります。

そのため、フリーランスや個人事業主は、報酬の未払いの対策は必須項目であるということも理解しておかねばならないのです。

未払い対応は対応する会社や担当者によって異なる

多くの企業では、受注者から報酬の未払いが生じていると連絡があった際に、何かしら対応が行われることがほとんどです。

ただ、すみゃかに適切な対応が行われるのか、あるいは何度も遅延しているのになかなか対処してくれないのかについては、対応する会社や担当者によってさまざまです。

上記でもお伝えした通り、フリーランスや個人事業主は立場が弱く、業務が小口であるために、会社や担当者が存在を軽視していることが少なくありません。

未払いの連絡をして「確認します」などと連絡があった後に、対応も謝罪も何もないということも実際に起こりうることなのです。

それらは、フリーランスや個人事業主に対する会社のスタンス、あるいは担当者の考え方によるものだと言えるのではないでしょうか。

自己防衛の手段を持っておくこと

クライアント側からすれば悪気はないとしても未払いを生じさせてしまうことがありますし、また受注者を軽視して悪意を持ってしまうリスクもあります。

いずれにしてもフリーランスや個人事業主は立場が弱く、1人で業務を請け負っていることも多いために、なかなか対処することも難しいように感じます。

そのため、冒頭からお伝えしているような、対策や対処法をしっかりと取り組んでおくことが必要です。

さらに、何かしらトラブルが生じたときのことを考えて、自己防衛の手段を持っておくことがとても大切です。

というのも、フリーランスや個人事業主が最終的に泣き寝入りしてしまうケースがほとんどだからです。

中には、「立場が弱いために対応できない」「どう対処していいのか分からない」「クライアントから心象が悪くなってしまう」と考える方が少なくありません。

しかし、業務を請け負っているにも関わらず、その報酬が未払いである訳ですから、フリーランスや個人事業主に悪いところは一つもないのです。

まとめ～弁護士保険の活用がおすすめ

フリーランスや個人事業主はクライアントからすると立場が弱いと言えます。

また業務を1人で請け負っていることも多いために、小さな業務であることも少なくないでしょう。

そのようなことからクライアントの会社から軽視されていることは少なくなく、報酬が未払いになってしまうことも少なくないのです。

そのような場面があった場合には、労働関係の法律の専門家である弁護士に相談することをおすすめします。

法人・個人事業主の方で法的トラブルにお困りの場合には、法人・個人事業主向けの弁護士保険がおすすめです。保険が弁護士費用を負担してくれるので助かります。