請求書に印鑑は必要？法的効力や押印時の注意点を解説

請求書の取り扱いについて、多くの企業や事業主が疑問を持つポイントの一つが印鑑の必要性です。

本記事では、請求書と印鑑の関係について、法的な効力や押印時の注意点を含めて詳しく解説します。請求書の発行方法で迷っている方や正しい知識を身につけたい方は、ぜひ参考にしてください。

請求書に印鑑は義務？

結論からいうと、請求書に押印は義務ではありません。

日本のビジネス環境では、長年にわたり印鑑が確認の証として用いられてきましたが、法律上の規定で請求書に印鑑が必須とされているわけではありません。

事実、請求書に関する厳密なルールや規定は特に設けられていないため、押印の義務があるわけではないのです。

電子請求書でも押印は基本的に不要

近年、電子請求書の利用が進む中で、紙の請求書と同様に押印が不要であることが多くの企業や事業者に認識されつつあります。

電子請求書においても、法的な義務として印鑑が必要とされることはありません。ただし、取引先の慣習や内部の規定に基づいて印鑑を求める場合は、その要求に応じる必要があるでしょう。

印鑑は義務ではないが請求書の発行は必要

請求書への押印は義務ではありませんが、ビジネスにおいて請求書の発行は必要といえます。

請求書の必要性においても、法律では発行そのものを義務付けているわけではありません。口頭での依頼や確認だけで取引が成立するケースも少なくないでしょう。

しかし、請求書が存在しない場合、請求漏れや支払い額の誤解が生じるリスクがあり、これらがトラブルに発展することも考えられます。

また、税務調査が入った際に、取引の実態を証明する際にも請求書は重要な役割を果たします。

そのため、正確な取引内容を記録として残しておくことは、後々のトラブルを防ぐ上で非常に有効です。

請求書に記載が必要な項目

請求書の書き方に具体的なルールや規定はありませんが、請求書の種類ごとに記載項目が異なります。

一般的な請求書の記載項目

一般的な請求書に必要な項目には、以下の項目が必要です。

• 請求先の名称および住所
• 発行者の名称および住所
• 請求書の発行日
• 取引内容（提供された商品やサービスの詳細）
• 取引年月日またはサービス提供期間
• 各商品やサービスの単価と数量、及び税率
• 合計請求額
• 支払い条件や期限

消費税の別記や商品数の記載方法など、請求先の相手が理解しやすいように作成するといいでしょう。請求書テンプレートを使用するとスムーズです。

格請求書の発行に必須の項目

2023年10月1日以降は、インボイス制度が導入されました。適格請求書発行が必要な事業者は、以下の項目を記載する必要があります。

• 適格請求書発行事業者の名称
• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

参考：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

通常の請求書と異なる点は、以下3項目が追加されていることです。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 税率ごとに区分して合計した請求金額（税抜または税込み）と適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額

記載漏れのないように、専用フォーマットを利用するのがおすすめです。

請求書における印鑑の役割

請求書への印鑑が法的に義務付けられているわけではありませんが、特定の状況下では印鑑が重要な役割を果たすことがあります。

具体的には、以下のようなケースです。

• 会社が正式に請求書を発行したことを証明できる
• 取引先の規定で印鑑が必要な場合
• 法的効力を持つ

会社が正式に請求書を発行したことを証明できる

請求書への押印は、会社がその請求書を正式に発行したことを証明する手段として機能します。

印鑑は取引の正式な承認と見なされ、文書の信頼性と正確性を示す役割を果たします。特に、公式な文書としての価値を高める効果があるでしょう。

これにより「支払い漏れ」や「請求金額の不一致」を回避でき、取引の確実性が保証されます。

取引先の規定で印鑑が必要な場合

取引先の規定によっては、請求書に印鑑が必要とされることがあります。

特に、取引先が文化的な慣習や内部の規定で印鑑を必須としている場合、要求に応じて請求書に押印する必要があると理解しておきましょう。

いつ押印を求められてもいいように、事前に印鑑を準備しておくことをおすすめします。

請求書の印鑑は法的効力を持つ

請求書への押印は、一定の法的効力があります。

印鑑があることで請求書の発行が正式なものであると認められ、それにより請求書が真正なものであるという証明になります。不正発行や改ざんを防ぐための一つの手段になるでしょう。

なお、請求書の改ざんは、法律によって以下のように罰則が設けられています。

押印ありの場合、押印なしに比べて刑罰が重いことが分かります。
印鑑の有無によって、法的トラブルが発生した際に重要な役割を果たすことがあるのです。

請求書を含む事業上で使用する印鑑の種類

請求書に使用できる印鑑は、種類が決まっています。

法人・個人事業主（フリーランス）かによっても使用する印鑑が異なるため、事前に確認しておきましょう。

実印

代表者印とも呼ばれる実印は、通常のビジネス取引では使用されることは少なく、主に重要な契約に使われます。

法人の実印は、会社を代表する印鑑で、法人登記に使用される重要な印鑑です。

実印は、会社名が刻印されていることが一般的で、法人登記や重要な契約書、重要な法律書類に用いられるでしょう。

具体的には、以下のようなシーンで使用されます。

• 会社の登記変更
• 不動産売却の申請時
• 高額な商取引
• ローン契約
• その他重要な契約の締結時

実印を作成する際は、法律的に認められた形状や大きさに従わなければなりません。法務局に印鑑を登録することで、公式な取引における認証として機能します。

銀行印

事業上で作る銀行印は、主に金融取引に関連する文書に使用されるもので、請求書に使用する印鑑としては一般的ではありません。

特定の事情や取引先の要求に応じて銀行印を請求書に使用することは可能ですが、標準的な業務では推奨されないでしょう。

会社が銀行印を使用するシーンは、主に以下の様な金融関連の重要な書類に使用されます。

• 銀行取引における口座開設の申請
• 預金支払時
• 金融機関への融資申請書
• 大きな金額の振込指示書

銀行印は、その会社が金融取引する際の正式な証明として認識されるため、通常の商取引書類よりも金融面での正式な書類に押印されることが一般的です。

角印（かくいん）

請求書にもっとも多く使われるのが角印です。

角印は、会社の公式文書に使用される印鑑で、ビジネスのさまざまなシーンで利用されます。

具体的には、請求書や見積書、契約書、注文書といった通常取引の文書に押印されることが多いでしょう。

角印は届出の必要性がなく形やサイズに特定の決まりはありません。主に会社や事業者名の名前が彫られていることが多く、四角形の印鑑が一般的です。

認印（みとめいん）

個人事業主（フリーランス）で請求書や見積書に押印するのに通常使用されるのが、認印です。実印や角印のように厳格なマナーにこだわる必要はなく、通常取引の押印は認印で問題ありません。

ただし、個人事業主（フリーランス）であっても、実印や銀行印を請求書に使用するのは避けた方がいいでしょう。

請求書への押印は、シャチハタや三文判を使用しても問題ありません。屋号で活動している場合は、クライアントへの信頼感を高めるために屋号印を作成してもいいでしょう。

請求書に押印する際の注意点

請求書に押印する際は、以下の点に注意してみてください。

• 押印する位置に注意
• 明確に押印できているか
• 訂正印は使用しない

押印する位置に注意

請求書に押印する位置を確認しましょう。

普段使用している請求書フォーマットに押印箇所があれば、そのフォーマットに従います。

押印箇所が決められていない場合は、事業者名または会社名の右側に押印するのが一般的です。このとき、社名や住所の印字に被るように押印します。

明確に押印できているか

印鑑がはっきりと読み取れるように押印し、不鮮明やかすれがないよう注意が必要です。はっきりとした印影がないと、複製した際に鮮明に写りません。

鮮明な押印は、改ざんリスクの低下にも効果的です。

訂正印は使用しない

請求書において、訂正印の使用は原則NGとされています。
修正テープの使用もふさわしくありません。

請求書に訂正箇所があれば破棄し、新たに正式な請求書を発行してください。

請求書の電子化で押印する方法

請求書を電子フォーマットで作成する場合の押印は、以下の方法が有効です。

• 印影をデータ化する
• エクセルで作成する
• 電子契約サービスを利用する

印影をデータ化する

印鑑の印影をスキャンしてデジタル形式に変換し、電子請求書に挿入する方法です。

具体的な作成手順は、以下のとおりです。

この流れで、電子印鑑が仕上がります。

エクセルで作成する

Excelなどの表計算ソフトを使用して請求書を作成し、デジタル印影を直接ドキュメントに挿入します。

電子印鑑をExcelで作成するには、以下の手順で行います。

上記の図を保存して完了です。Excelでの作成は、編集や更新が容易になるでしょう。

電子印鑑作成システムを利用する

電子印鑑作成システムを利用するのもおすすめです。

有料システムが多いため一定のコストがかかりますが、自作の電子印と比べると高精度に仕上げられ、改ざんのリスクの軽減にも役立ちます。

取引先との契約は書面でのやりとりが有効

請求書に印鑑の使用は必須ではありませんが、取引の状況や相手の要望に応じて柔軟に対応することが望まれます。

また、請求書の発行は「報酬未払い」や「請求金額の不一致」など、後のトラブルを防ぐ役割を担うため重要です。

請求書以外にも取引に関する契約書は、必ず書面でやりとりするようにしましょう。

取引先との契約トラブルが発生したら弁護士に相談しよう

取引先との契約上のトラブルや不一致が発生した場合、場合によっては訴訟に発展するリスクがあります。

契約書のトラブルには以下のようなさまざまな例があります。

• 履行違反：契約の条件が一方または両方の当事者によって提供されない場合
• 解釈の相違：契約文言のあいまいさから生じるトラブルで、当事者間で契約の条項の意味について意見が分かれるケース
• 契約の無効または取消：契約が法的要件を満たしていないために無効になるケースや、詐欺や強制など不正な手段によって締結された契約が取り消される場合

上記が原因で、損害を受けた当事者が賠償金を求めるケースは珍しくありません。

特に、賠償金をめぐって長期にわたる争いに発展することもあり、弁護士に相談し適切な解決策を得ることが重要です。

個人事業主（フリーランス）に関しては、事業主を保護するための法律を理解しておくことも大切でしょう。

弁護士に依頼する前に弁護士保険で事前対策を

弁護士に依頼する際は、弁護士保険の利用がおすすめです。

弁護士保険とは、法的な問題が生じた際の訴訟費用や弁護士費用の一部または全額を負担してくれる保険のこと。トラブルが発生する前に、弁護士保険に加入しておくことで必要な時に迅速かつ経済的に弁護士の支援を受けられます。

事業に関する弁護士保険は、法人・事業者向けの弁護士保険がおすすめです。

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