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【テンプレあり】電子内容証明郵便(e内容証明)の書式とメリット・デメリット

投稿日:2019年4月1日 更新日:



hiraga

この記事の執筆者

福谷 陽子(元弁護士)

こんな疑問にお答えします

・電子内容証明郵便と普通の内容証明郵便は何が違うの?
・電子内容証明郵便を利用するメリットは?
・電子内容証明郵便の書式や使い方を知りたい!
・電子内容証明郵便と普通の内容証明、どちらが安いの?

紛争の相手方に対して請求書を送ったり、時効援用通知や遺留分減殺請求書を送ったりするとき「内容証明郵便」が非常に役立ちます。

中でも「電子内容証明郵便(e内容証明)」を利用すると、いちいち郵便局に行かなくて済みますし厳格な書式も適用されず手間がかかりません。

今回は電子内容証明のメリットとデメリットをそのまま使える書式・テンプレートとともにご紹介します。

電子内容証明(e内容証明)とは

そもそも電子内容証明郵便とは何なのでしょうか?

電子内容証明郵便は、郵便局がもうけている「ネット上から内容証明郵便を送れるサービス」です。

e内容証明とも言われます。

内容証明郵便は、郵便局と差出人の手元に控えが残るタイプの郵便で、差し出した後も郵便局が内容を証明してくれます。

時効援用通知書や遺留分減殺請求書、慰謝料請求書など、確実に相手に届けたことを証明したい文書を送付する際によく用いられます。

内容証明郵便を発送するときには、基本的に自分でまったく同じ内容の文書を3通用意して郵便局に持っていかなければなりません。

一方電子内容証明郵便であれば、郵便局の「e内容証明」のサイトにワードなどのファイルをアップロードするだけで、そのまま発送できるのでとても便利です。

このように、利用者に広く便利に内容証明郵便を使ってもらうため、郵便局がネットを使ってサービス提供しているのが、e内容証明です。

通常の内容証明との違い

電子内容証明郵便と通常の内容証明郵便はどこが違うのか、もう少し詳しくみてみましょう。

書式の違い

電子内容証明郵便と通常の内容証明郵便とでは、「書式」がまったく異なります。

通常の内容証明郵便の場合、以下のとおり厳格な書式が定められています。

●縦書きの場合
-1行20字以内、1枚26行以内

●横書きの場合
-1行20字以内、1枚26行以内
-1行13字以内、1枚40行以内
-1行26字以内、1枚20行以内

記号についても㎡は2文字、①は2文字などいろいろな数え方のルールがあり、きちんと適用できていないと発送を受け付けてもらえません。

一方電子内容証明郵便の場合には、特に文字数制限がなく、ページの余白に決まりがあるだけです。

ココがポイント

紙の内容証明と違い、電子内容証明には行やページごとの文字数制限がない

一般の内容証明郵便の場合、特に枚数の制限はありませんが、電子内容証明郵便の場合には5枚が限度となっています。

ただし1ページに書ける文字数は電子内容証明郵便の方が多いため、実質的な不都合はあまりありません。

押印、契印

一般の内容証明郵便の場合、差出人による押印が必要ですし、2ページ以上になる場合には契印も必要になります。

一方電子内容証明郵便の場合、印鑑を押さないので押印も契印も不要です。

ココがポイント

電子内容証明では押印や契印が不要

発送方法の違い

普通の内容証明郵便と電子内容証明郵便は、発送方法が根本的に異なります。

普通の内容証明郵便の場合には、自分で書式に従って作成した同じ内容の文書を3通、郵便局に持参しなければなりません。

すべての郵便局が内容証明郵便を取り扱っているわけではないので、取扱いのある支店を探す必要がありますし、郵便局が開いている時間帯に行く必要もあります。

電子内容証明郵便は、郵便局の店舗に行く必要はなくネット上から24時間発送可能です。

ココがポイント

電子内容証明はネット上から24時間送ることができるので、郵便局に行く必要がない

料金支払い方法の違い

一般の内容証明郵便の場合には郵便局で発送をする際、現金または郵便切手によって料金を支払います。

一方電子内容証明郵便の場合、クレジットカードまたは料金後納によって支払いを行います。

個人の場合、クレジットカードを利用することが圧倒的に多くなっており、現金や切手では支払えません。

ココがポイント

電子内容証明の支払い方法は、クレジットカード払いのケースがほとんど

料金の違い

電子内容証明と通常の内容証明は、料金の計算方法が全く異なります。

一般の内容証明郵便の場合、1枚であれば郵便料金82円+内容証明の料金430円+一般書留の料金430円で、合計942円かかります。

2枚目以降260円ずつ加算されます。

一方電子内容証明郵便の場合、1枚であれば郵便料金82円+電子内容証明の料金15円+内容証明の料金375円+謄本送付料金298円+一般書留の料金430円で、合計1200円かかります。

2枚目以降は、5円+353円=358円ずつ加算されます。

こうして見ると電子内容証明郵便の方が高いようにも思えますが、電子内容証明の方が1枚に書ける文字数が多いので、必ずしもそうとは言えません。

ココがポイント

1枚だけ送るケースで比較した場合、電子内容証明の方が少しだけ料金が高い。ただし、電子内容証明の方が1枚に書ける文字数が多いため、同じ内容でも、
通常の内容証明(2枚)-1202円
電子内容証明(1枚)-1200円
とほぼ同じ料金になる場合もある

手書き文書の利用について

一般の内容証明郵便の場合には、原稿用紙などを使って手書きで書いた文書でも発送可能です。

一方電子内容証明郵便の場合、マイクロソフトワードを使ってデータ作成した文書しか発送できません。

ココがポイント

電子内容証明はマイクロソフトワード2010, 2013, 2016のみで作成が可能。

電子内容証明郵便と一般の内容証明郵便が同じところ

電子内容証明郵便と一般の内容証明郵便には、同じところもたくさんあります。

使える文字

まず使える文字の種類はまったく同じです。

漢字、ひらがな、カタカナ、アルファベット、各種の記号などを利用可能です。

利用用途はまったく同じ

電子内容証明郵便でも一般の内容証明郵便でも、同じ用途に利用できます。

押印がないから電子内容証明は効力が弱いとか、利用できる場合が限られることはありません。

たとえば遺留分減殺請求書、時効援用通知書、クーリングオフ通知書など、急いで発送しないといけない文書や確実に届ける必要のある文書でも、電子内容証明で対応できます。

電子内容証明郵便であっても相手に届いたかどうか追跡できますし、配達証明サービスをつければ相手に届いた事を郵便局が証明してくれます。

裁判の証拠にもできます。

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ココがポイント

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電子内容証明のメリット

電子内容証明郵便には、以下のようなメリットがあります。

紙や封筒を用意する必要がない

一般の内容証明郵便であれば自分で紙を用意して文書を作成し、できあがった文書を封筒に入れて発送準備を整えなければなりません。

電子内容証明郵便の場合にはネット上でデータと入稿するだけで発送できるので、紙も封筒も不要で手間がかかりません。

パソコンを使える人には作成が楽

一般の内容証明郵便の場合、厳格な書式に従う必要がありますし、いちいち押印や契印が必要になる上間違えたら訂正印を押してやり直しが必要となって大変手間がかかります。

電子内容証明郵便なら書式はほとんどありませんし印鑑も不要です。

間違えたらデータを修正すれば良いだけなのでとても簡単です。

パソコンを使える人にとっては圧倒的に電子内容証明郵便が楽です。

3通作成する必要がない

一般の内容証明郵便の面倒な点は、3通同じ文書を作成しないといけないところでしょう。

パソコンで作成すればまだマシですが、ページが数枚に及んだらいちいちまとめてホッチキス留めして契印・押印などしなければなりませんし、3通とも郵便局に持っていかないと発送してもらえません。

電子内容証明郵便なら、ワードで1通文書を作成して入稿するだけなので、手間がかかりません。

郵便局に行く必要がない

一般の内容証明郵便の場合、郵便局が開いている時間に内容証明郵便を持っていかなければなりませんが、日頃仕事や家事育児などで忙しい方は、なかなか日中の昼間に郵便局に行く時間をとれないものです。

また近くに内容証明郵便を取り扱っている郵便局がないケースもあるでしょう。

電子内容証明郵便なら、実際に郵便局に行かなくても自宅や職場からネットで簡単に発送できるので、忙しい方でも利用しやすいです。

24時間利用可能

一般の内容証明郵便の場合、郵便局が開いている時間しか受け付けてもらえませんが、電子内容証明郵便の場合には、ネット上からの発送依頼になるので24時間いつでも受け付けてもらえます。

夜中や早朝でも発送できるのは便利です。

20字×26行といった文字数の制限がない

一般の方が内容証明郵便を作成するときにもっともハードルが高いと感じる理由は、文字数制限です。

記号などについても特殊な数え方があるので、多くの人が方法に迷って「できない」と考えてしまいます。

電子内容証明郵便であれば文字数制限や数え方などが大きく緩和されているので、多くの方が無理なく利用可能です。

枚数が増えると費用が安くなる

1枚当たりの料金は一般の内容証明郵便より電子内容証明郵便の方が高いのですが、電子内容証明郵便の場合、1枚で一般の内容証明郵便の2~3枚分の文書を送付できます。

そこで結局は電子内容証明郵便の方が料金を安く済ませられる可能性が高くなります。

標準的には電子内容証明郵便の枚数が2枚以上になると、一般の内容証明郵便よりe内容証明郵便の方が安くなります。

また電子内容証明郵便の場合一括で謄本送付料金を払うと安くなるので、1枚の内容証明郵便であっても通数が増えると一般の内容証明郵便より安価になります。

電子内容証明のデメリット

一方電子内容証明郵便にはデメリットもあるので、みておきましょう。

初期設定が必要

電子内容証明郵便を利用するためには、まずはe内容証明郵便のサイトで「情報登録」する必要があります。

氏名、住所やクレジットカードの番号などを登録しないと利用できないので手間ですし、ネット上のサイトに個人情報を登録したくない方にはハードルが上がります。

支払い方法はクレジットカードのみ

電子内容証明郵便の支払い方法は、基本的にクレジットカードのみです。

クレジットカードを使わない場合には、郵便局で「料金後納」の申請をして郵便局で承認を受ける必要があるため、一般の人は料金後納を利用することはほとんどありません。

クレジットカードを持っていない人には非常に利用しにくい制度と言えます。

フォーマットがMicrosoft Wordのみ

電子内容証明郵便を差し出す際には、必ず文書を「マイクロソフト ワード」の2010、2013、2016いずれかのバージョンのドキュメントファイルを利用する必要があります。

それ以外のファイル形式はサポートされていません。

以前は一太郎も使えましたが今は利用できなくなっています。

上記のワードソフトがない場合、電子内容証明郵便を利用できません。

弁護士などの専門家の職印を押せない

電子内容証明郵便の場合、押印や契印が不要なことは1つのメリットといえます。

一方で、弁護士などに内容証明郵便を依頼したときに、弁護士の「職印」を押してもらうことができません。

そうなると弁護士名で内容証明郵便を送っても、本物かどうかがわからないのでインパクトが弱くなってしまいます。

したがって、弁護士などの専門家が内容証明郵便を発送する際には、今でも一般の内容証明郵便を利用するケースが比較的多くなっています。

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文字数によっては料金が高くなる

電子内容証明郵便では1枚に書ける文字数が多いので、一般の内容証明郵便より割安になる可能性があると説明しました。

ただし1枚だけの料金を見ると、電子内容証明郵便の方が高額になっています。

時効援用通知書や遺留分減殺請求書など、簡単で短い内容の書面の場合には電子内容証明郵便の場合に割高になってしまう可能性が高まります。

電子内容証明郵便にもルールはある

電子内容証明郵便の場合、一般の内容証明郵便のように細かい文字数の規程はありませんが、それでも書式やルールは存在します。

5枚以上になると発送できないという制限もありますし、内容証明郵便以外の文書(表や計算書、目録や物など)は同封できません。

普通郵便のようにどのような形式でも差し出せるわけではないのは一種のデメリットと言えるでしょう。

電子内容証明の書式・ルール

電子内容証明郵便の場合、一般の内容証明郵便と違って文字数の制限はありませんが、ページの余白や文字の種類、ポイントなどについて制限があります。

ルール内容
使用可能ソフトMicrosoft Word 2010, 2013, 2016
枚数制限最大5枚
文字ポイントサイズ10.5ポイント以上145ポイント以下
用紙のレイアウトA4縦置き・横書き A4横置き・縦書き
余白上左右:1.5cm以上
上下右:1.5cm以上
下:7cm以上
左:7cm以上
利用できる文字の種類JIS第1、2水準範囲の文字(外字は使用不可)
図や表使用不可
文字装飾太字・斜体のみ(その他の装飾はエラー)

郵便局の「e内容証明(電子内容証明)操作説明書・文書ファイル雛形」のページにある雛形のワードファイルを使って、上記書式で作成した例が下記になります。

横書きの場合の作成例

電子内容内容証明のテンプレート_横書き

縦書きの場合の作成例

電子内容内容証明のテンプレート_縦書き

電子内容証明を送る手順

実際に電子内容証明郵便を発送するまでの手順をステップごとに解説します。

新規利用登録する

まずは郵便局のe内容証明郵便のサイトに行き、「新規利用登録」をクリックします。

登録済みの場合にはメールアドレスとパスワードを入力してログインできますが、1年間使用しないとアカウントが削除されるので再度新規登録する必要があります。

新規登録ボタンを押すと確認事項が出てくるので、「次へ進む」をクリックしましょう。

すると「登録情報の入力」画面が出てくるので、利用可能なメールアドレスと使用したいパスワードを設定します。

「次へ進む」をクリックすると 「仮登録内容確認」の画面が出てくるので、内容を見て問題なければ「次へ進む」をクリックしましょう。

すると登録したメールアドレスに本登録用のURLが送信されてきます。

本登録をする

メールが届いたら、記入されているURLをクリックして本登録をします。

「本登録開始」の画面が出てきたら、さきほど設定したパスワードを入力して「次へ進む」をクリックしましょう。

すると住所や氏名など、さまざまな情報の入力画面が出てきます。

少なくとも必須項目はすべて記入しましょう。

なお2016年4月2日以前にe内容証明の利用登録をしていた場合には、当時の利用者番号とパスワードを入力すれば、データが自動的に入力される設定になっています。

記入できたら「次へ進む」をクリックして先に進みましょう。

「本登録確認」の画面が出てくるので、内容に問題がなければさらに「次へ進む」をクリックします。

クレジット情報を登録する

次にクレジットカードを登録する必要があります。

「決済方式選択」とありますが、「料金後納」は業者などが大量かつ継続的に郵便を送付する場合に後からまとめ払いするための制度なので、個人の方が使うならば「クレジット決済」を選択します。

現れた「クレジットのお支払い情報の登録」画面にカード情報を入力し、登録手続を完了します。

ここまでできたら「会員専用メニュー」にログインして電子内容証明郵便を利用できる状態になります。

電子内容証明郵便を発送する

会員登録の手続きができたら、e内容証明郵便のサイトから実際に内容証明郵便を発送しましょう。

まずはあらかじめ差し出す文書をワード形式で作成しておく必要があります。

文書ができあがったら、先ほど会員登録したe内容証明郵便のサイトにメールアドレスとパスワードを入力してログインします。

そして出てきたメニューから「かんたん差出し」を選びます。

「かんたん差出し」とは、個人が1通だけ内容証明郵便を送る場合などに利用できる簡略化された発送方法です。

普通はこちらで十分なので、こちらを選択しましょう。

そして、事前に用意しておいた文書をサイトにアップロードします。

さらに差出人の住所などの情報を入力します。


この時、「差出人の氏名、住所を自動入力」が「しない」にチェックがしてありますが、「する」にチェックをしましょう。

次に相手(受取人)の住所などの情報を入力します。

この時も、「受取人の氏名、住所を自動挿入」が「しない」にチェックがしてありますが、「する」にチェックをしましょう。

配達証明もできれば「する」にしましょう。

310円かかりますが、相手に送達されたときに郵便局からお知らせのハガキを届けてもらうことも可能になります。

あとは、確認と支払いのみです。


入力内容の確認画面です。

文書の確認画面です。

最終的に、登録しておいたクレジットカードを使って支払いをすれば、あとは郵便局の方で内容証明郵便を発送してもらえます。

発送日付(内容証明郵便に印字される日付)は、ネット上で「発送」のボタンを押した日となります。

電子内容証明にかかる費用

電子内容証明郵便を使った場合の費用をみてみましょう。

必ずかかる費用

(1)郵便料金82円
(2)電子郵便料金①電子内容証明文書1枚目15円
②電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで)5円
(3)内容証明料金①電子内容証明文書1枚目375円
②電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで)353円
③同文内容証明(2通目以降1通ごとに(100通まで))206円
(4)謄本送付料金①通常送付298円
②一括送付(受取人数100人まで)494円
(5)一般書留料金430円

料金の計算例

文書が1枚で謄本の送付方法が通常送付の場合。

普通郵便の費用82円+電子内容証明の費用15円+内容証明郵便の費用375円+謄本送付料金298円+一般書留の料金430円=1200円

文書が1枚増えると、5円+353円=358円上がり、1558円となります。

オプションでかかる費用

電子内容証明郵便を送るとき、速達や配達証明をつけることが可能です。

それぞれの料金は以下の通りです。

速達-280円
配達証明-310円

速達にすると距離や時間によりますが、ほとんどケースで翌日届けてもらえるので、急いでいるときには安心です。

配達証明をつけると、相手に送達されたときに郵便局が証明してくれるので、相手から「受けとっていない」と言われるおそれがなくなりますし、配達証明のハガキを裁判の証拠などに利用することも可能です。

内容証明郵便を利用するならば、少なくとも配達証明は必ず付けておくことをお勧めします。

速達と配達証明を足すと1枚の電子内容証明郵便の料金は1790円となります。

配達証明だけなら1510円です。

電子内容証明は追跡可能

電子内容証明郵便を発送した後相手に届いたかどうか、今どこに行っているのか、持ち戻しになっていないかなど追跡することが可能です。

電子内容証明郵便を発送するとお問い合わせ番号を付与されるので、その番号をこちらのサイトの番号検索欄に入力すると、現状を把握できます。

https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/

この追跡サービスは無料です。

申込みの際に発行される「お問い合わせ番号」を必ず控えておきましょう。

各種トラブル別のテンプレート

各種トラブル毎の内容証明の文例、注意点を別ページにてまとめています。

・不倫・浮気相手への慰謝料請求→こちら
・借金返済→こちら
・未払い給料の請求→こちら
・未払い分の養育費の請求→こちら
・クーリングオフ通知書→こちら
・オークション詐欺→こちら
・時効援用の通知→こちら
・婚姻費用分担請求→こちら
・交通事故による損害賠償請求→こちら

まとめ

文字数が一定以上になる場合、電子内容証明郵便は一般の内容証明郵便より料金的にもお得ですし、郵便局に行く必要がなくわざわざ文書を作らなくて良いなどメリットがとても大きくなっています。

各種の通知書を送る際、是非とも積極的に利用してみてください。


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福谷 陽子(元弁護士)

福谷 陽子(元弁護士)

京都大学法学部卒。在学中に司法試験に合格し、2004年に弁護士登録。その後、弁護士として勤務し、2007年、陽花法律事務所を設立。女性の視点から丁寧で柔軟なきめ細かい対応を得意とし、離婚トラブル・交通事故・遺産相続・借金問題など様々な案件を経験。2013年、体調の関係で事務所を一旦閉鎖。現在は10年間の弁護士の経験を活かしライターとして活動。猫が大好きで、猫に関する記事の執筆も行っている。

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