内容証明郵便の書き方とルール

 


藤井弁護士

この記事の執筆者

藤井 寿(弁護士・公認会計士)

【ケース別テンプレートあり】内容証明郵便の書き方とルール

内容証明郵便はトラブルの予防や解決にとても有効な手段となることがあります。

われわれ弁護士も、相談者のトラブルの予防や解決のために動き出す時、内容証明郵便の作成から始めることが多いです。

とはいっても、内容証明郵便は弁護士のように法的な専門家だけが作成できるものではありません。

簡単なルールやポイントを押さえれば、あなたも作成できるものです。

現在、内容証明郵便をトラブルの相手に送ろうと考え始めているものの、

「内容証明郵便の細かい書き方やルールがイマイチわからない」

「自分が遭遇しているトラブルで内容証明郵便が役立つか知りたい」

とお考えの方の参考になれば幸いです。

※安易に内容証明郵便を送ってしまったために、相手の逆鱗に触れてしまったり、逆に不利な証拠を与えてしまった、という事例もあります。できることなら、一度弁護士に相談してから作成することをおすすめします。

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、郵便の差し出し方法の1種です。

普通郵便を使う場合には、自分の手元にも郵便局にも出した手紙の控えが残らないため、相手方の協力が得られないと、相手方にどのような内容の文書を送ったのかを後から証明することができません。

これに対し、内容証明郵便とは、自分の手元と郵便局に、相手に送ったのとまったく同じ内容の文書が残る郵便です。

内容証明郵便には、書面の作成日として完全な証明力が認められる、確定日付も入ります。

配達証明というサービスもつけることができ、これをつけると、いつ相手に文書が配達されたのかまで明らかになります。

これにより、相手にどのような内容の文書を送り、いつ配達されたのかについて、証明することができます。
※内容証明郵便に書かれている内容が真実であることを証明するわけではありませんので、ご注意ください。

請求書や通知書を送るとき、相手から「そのような文書は受けとっていない」などと言われて逃げられるおそれがなくなります。

内容証明郵便を利用すべき主なケースについて

次に、内容証明郵便を利用すべき典型的なケースはどのような場合なのか、ご紹介します。

・クーリングオフ通知を送るケース
・オークション詐欺などに遭って取消通知を送るケース
・時効援用通知を送るケース
・滞納家賃を請求するケース
・滞納されている借金を請求するケース
・不払いになった養育費を請求するケース
・不倫などの慰謝料請求するケース

これ以外にも内容証明郵便を送るべきケースはあります。

非常にバラエティが豊かですので、相手にプレッシャーを与えたい場合や明確な証拠を残したい場合には、広く利用を検討すると良いでしょう。

内容証明郵便の効力・法的な効果について

内容証明郵便には、どのような効果があるのでしょうか?

一般的には、内容証明郵便には何らかの法的な効果があると思われていることがあります。

たとえば、内容証明郵便によって、資産を差し押さえられると思う方もおられます。

確かに、内容証明郵便の記載内容を見ると「〇〇までに支払いがない場合、給料や預貯金などの財産を差し押さえる可能性があります」などと書かれていることもあるので、このように理解されても仕方がない部分はあります。

しかし、実際には内容証明郵便自身には、差押えを可能とする法律上の効力はありません。

法的な効果としては、普通郵便とほとんど変わらないのです。

差押えなどをしたければ、内容証明郵便を送るのではなく、裁判をして判決を出してもらったり公正証書を作成したりする必要があります。

ただ、内容証明郵便などによって裁判外の請求(催告)をした場合には、時効期間を延長する効力が認められます。

たとえば、貸金の消滅時効が成立しそうなときに、内容証明郵便を使って督促状を送ると、そのときから6ヶ月間は消滅時効が完成しません。

その間に裁判を起こせば、確定的に時効を中断させて、権利を保全することができるのです。

弁護士名義で内容証明郵便を送ることも可能

内容証明郵便を送るとき、差出人の氏名や連絡先を記入する必要があります。

自分で作成して自分で発送することももちろん可能ですが、内容証明郵便の作成や発送を弁護士に依頼することも可能です。

弁護士に依頼すると、「〇〇代理人弁護士△△△△」などとして、弁護士名義で内容証明郵便を送ってもらうことができます。

そうすると、相手にかかるプレッシャーがより大きくなり、問題を解決できる可能性が高まります。

たとえば、借金の督促状を弁護士名義で送ってもらったら、相手が裁判をおそれて自ら支払いに応じてくる可能性などがあります。

相手に強いプレッシャーを与えたければ、弁護士に内容証明郵便の作成と発送を依頼すると良いでしょう。

その際の費用については、「内容証明郵便を弁護士に任せた場合の費用と自分で出す場合の手順」の記事をお読みください。

内容証明郵便の書き方とルール

それでは、内容証明郵便を書くときには、どのような方法で書けば良いのでしょうか?
以下では、その書き方とルールについて、ご説明します。

用紙について

まずは、どのような用紙を使うべきかが問題です。

これについては、特に定めはありません。

手書きで書く場合には、内容証明郵便用の用紙があるので、それを買って使うと便利です。

用紙は文房具店などでも販売されていますが、最近では各種のネット通販でも購入することができます。

たとえば、アマゾンや楽天、「日本法令」の専用ページ、ヨドバシカメラなどでも内容証明郵便の用紙を購入することができるので、利用すると良いでしょう。

パソコンで作成する場合には、普通のA4の用紙などにプリントアウトする方法で問題ありません。

手書きか、パソコンか

内容証明郵便では、手書きかパソコンかという点で定まったルールはありません。

どちらでも対応することができます。

一般的に、どちらが多いのでしょうか?

従来は、手書きで送る人が多かったようです。

手書きで簡単に内容証明郵便を作成できる、内容証明郵便作成用の用紙(3枚複写)も販売されているので、利用することができます。

ただ、最近ではパソコンで作成する人がほとんどです。

パソコンなら、簡単に同じ文面を3部プリントアウトすることができますし、手書きより訂正も楽だからです。字が綺麗かそうでないかも問題になりません。

また、今は「電子内容証明郵便(e内容証明)」と言って、インターネット上で内容証明郵便を作成・発送できる便利なサービスがあります。

これを利用すると、郵便局に行かなくても内容証明郵便を発送できるので、日中に仕事をしている方や郵便局が遠い方などの場合、非常に有用です。

以上を踏まえると、パソコンを使える方であれば、パソコンで内容証明郵便を作成するのがよいでしょう。

書式のルール

内容証明郵便では、書式が決まっているので注意が必要です。

せっかく文書を作っても、書式が違っていたら受け付けてもらえないのです。

内容証明郵便の字数・行数の制限は、縦書きか横書きかで異なります。

縦書きの場合には、1行20字以内で、1枚26行以内です。
横書きの場合には、以下の3パターンがあります。

1行20字以内、1枚26行以内
1行13字以内、1枚40行以内
1行26字以内、1枚20行以内

一般的には、横書きにして1行20字以内、1枚26行以内にすることが多いです。
※横書きの場合、1行13字以内、1枚40行以内、もしくは、1行26字以内、1枚20行以内でも可能です。

なお、電子内容証明郵便の場合は、字数・行数の制限はなく、通常の内容証明郵便と比較して、1枚の用紙に記載することができる文字数が多いことが一般的です。

使える文字・記号と、字数の数え方

内容証明郵便では、記号や①などの文字、太字や下線の文字などを使うことも可能です。

%やmなどの記号は1文字ですが、①などの〇で囲った記号や㎡などの記号は2文字と数えます。

①などの記号を使うと、文字数オーバーになりやすいので、数え方を間違わないようにしましょう。

同文のものを3通作る

内容証明郵便を利用するときには、全く同じ内容の文書を3通作成しないといけません。

複写の用紙を利用するか、パソコンのプリント機能を使って「全く同じ」ものを作成しましょう。

2枚以上になる場合はどうするの?

内容証明郵便の内容が1枚に収まらず、2枚以上になる場合には、ページとページの間に契印が必要になります。

内容証明郵便には記名(または署名)と押印が必要ですが、契印には、記名(署名)の横に押印したものと同じものを使う必要があります。

書き間違えたときの修正方法

内容証明郵便の文書を作成している最中に、間違うこともあります。

その場合には、間違った箇所に二重線を引いて消し、欄外に「〇字削除」と書き、そこに押印をする必要があります。

このとき利用する印鑑も、記名の横に押印したものや契印に使うものと同じ印鑑である必要があります。

また、加筆する際には、二重線を引いた横に、加筆する文章を書いて訂正し、欄外に「〇字削除、〇字加入」と書き、そこに同じように押印します。

ただ、このとき1行20字以内などの文字数制限を超えることができません。

内容証明郵便を出すとき、郵便局で手続きをすることが多いですが、その際、その場で訂正を求められることもよくあるので、印鑑を持っていくことをおすすめします。

封筒の書き方

内容証明郵便を出すときには、封筒に相手と差出人それぞれの氏名(社名)と住所を書く必要があります。

その表示は、本文の表示と一致している必要があるので、注意が必要です。

間違いがあると受け付けてもらえないので、本文と封筒を照らし合わせながら、確実に同じ方法で記載しましょう。

郵便局での出し方

まず、内容証明郵便は、すべての郵便局で取り扱っているわけではありません。

そこで、事前に取扱があるかどうかを調べて郵便局に行く必要があります。

また、発送に行くときには、差し出す文書3通と封筒のほかに、ペンと印鑑を持っていきましょう。その場で訂正を求められることがあるためです。

文書を出すときには、郵便局の職員に対し「内容証明郵便で出します」とはっきり伝えましょう。

そうしないと、書留などにされてしまうおそれがあります。

また、相手本人だけに受けとってほしいときには、本人限定受取郵便にしておくと良いです。

内容証明郵便を送ると追跡番号がつくので、郵便局のホームページの追跡サービスを利用すると、今どこにあるのか、持ち戻し、再配達、相手が受けとったかどうかなどを確認することができます。

相手に配達されたことを確認するために、配達証明のサービスをつけておきましょう。

内容証明郵便を送るためにかかる費用

内容証明郵便の送付にかかる費用は、郵便料82円と書留料430円、内容証明料430円(1枚目。2枚目以降は260円増し)、配達証明料310円の合計1252円が基本です。

速達にすると280円増し、本人限定受取にすると100円増しとなります。

各種トラブル別のテンプレート

各種トラブル毎の内容証明の文例、注意点を別ページにてまとめています。

・不倫・浮気相手への慰謝料請求→こちら
・借金返済→こちら
・未払い給料の請求→こちら
・未払い分の養育費の請求→こちら
・クーリングオフ通知書→こちら
・オークション詐欺→こちら
・時効援用の通知→こちら
・婚姻費用分担請求→こちら
・交通事故による損害賠償請求→こちら

終わりに

以上のように、内容証明郵便を利用するケースは、意外とたくさんあるものです。

ただ、普段の生活ではなじみがないため、突然内容証明郵便を作成しようとしても、どう対応して良いかがわからないことも多いです。

内容証明郵便を作成するときには、書式や3枚複写などの形式面も重要ですが、中身に何を書くかという内容面も非常に重要です。

多くの場合、法律的な内容を含むので、間違った内容を記載すると、自分の希望する効果が発生しなかったり、思わぬ不利益を受けたりするおそれもあります。

自分一人では、適切に内容証明郵便を作成できる自信がない場合には、弁護士に相談することをおすすめします。

弁護士には、内容証明郵便の作成や発送を依頼することもできますし、その後の交渉なども依頼することができるので、非常に安心です。

今回の記事を参考にして、上手に内容証明郵便を利用しましょう。

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藤井 寿(弁護士・公認会計士)

藤井 寿(弁護士・公認会計士)

東京大学教養学部卒。リンクパートナーズ法律事務所所属。弁護士と公認会計士の両資格を保有する数少ない「ハイブリッド法曹」として活躍中。企業法務から個人の相続問題、交通事故等幅広い案件を扱う。桐蔭横浜大学法科大学院客員教授。防衛省再就職等監察官(非常勤)。
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